Introdução de outros símbolos, que não monetários

Se quisermos, por exemplo, que ao imprimir o documento nos apareça à frente de alguns números determinados símbolos da unidade, como sejam Kg; l; min; m... sem que a introdução do símbolo na célula altere a operação matemática associada à formula que criarmos, devemos fazer da seguinte maneira:

a) Clicar Ctrl + 1 e aparece-nos a janela "formatar células" (também podemos ir ao separador "número" e clicar na setinha que aprece no canto infeiror direito ou ainda selecionar célula, clicar botão direito do rato e escolher formatar células); 

b) Em categoria, escolher "personalizado";  

 

c) Em "Tipo;" apagar o que lá está (estandar) e digitar #, dar espaço e entre aspas escrever "Kg" (ficará # "kg"). Por cima, onde diz "exemplo" vai-nos aparecendo como vai ficar (tipo uma pré-visualização). Se quisermos que o número fique com casas decimais, devemos acrescentar ao cardinal uma vírgula, seguida de tantos zeros quantas as casas decimais que queremos (para duas casas seria #,00 "Kg"). 

d) Deverá ficar sempre entre aspas como queremos que apareça a unidade, por exemplo, "l"; "metros"; "dias"; "min"; "alunos"...

Proteger a totalidade ou parte de um documento excel /proteger planilhas

Por vezes poderemos ter a necessidade de proteger o nosso documento (ou parte dele), se este se destinar a ser usado (ou preenchido) por outras pessoas, tais como colegas, alunos, funcionários... Para que não venha a ser alterada a formatação que demos ao documento, as fórmulas que introduzimos, etc, podemos proteger todo o documento (livro excel), apenas algumas folhas do livro ou mesmo partes de uma folha. Podemos deixar acessível, por exemplo, apenas as partes que devem ser preeenchidas pelos utilizadores, tais como cotação das questões ou o nome dos alunos, e bloqueamos o acesso a tudo o resto (cabeçalhos, fórmulas...).

Pode parecer difícil, mas é na verdade muito simples. 

a) Para bloquear uma folha (planilha) inteira, basta aceder ao separador Rever e clicar em "proteger folha", de seguida aparece-nos uma janela que nos pede uma password, a qual será depois usada para  a desproteger o documento. Não é obrigatório introduzir uma password, mas é aconselhável fazê-lo. Depois é dizer Ok ou dar enter. Nesta fase podemos ainda dar a oportunidade aos utilizadores de inserirem ou eliminarem linhas ou colunas, etc. Neste exemplo marquei com V eliminar colunas  e eliminar linhas, mas podemos escolher outras opções.

 

b) Se quisermos proteger apenas parte de uma folha/planilha devemos primeiro selecionar no nosso documento a área ou áreas que queremos deixar desprotegidas, clicar com o botão direito do rato e escolher Formatar células. Neste exemplo dou possibilidade de as pessoas alterarem o nome dos alunos e a cotação das perguntas.

 

Abre-se então uma janela de listas peronalizadas e devemos clicar no último separador que diz Proteção. Por defeito aparece marcado o quadradinho que diz Protegida. Devemos desmarcar esse botão, para que a parte ou partes selecionadas fiquem desprotegidas, quando formos proteger a folha/planilha e dizer ok.

Procedemos de seguida como explicado para proteger a folha, ou seja, abrimos o separador Rever e clicamos em Proteger folha. 

Nota:  Para selecionar diferentes partes da planilha/folha, podemos pressionar a tecla Ctrl e ir selecionando as partes desejadas, que ficam marcadas a fundo azul.

Introdução do símbolo de moeda

Se necessitarmos que nos apareça o símbolo do euro há várias maneiras de fazer aparecer o símbolo de moeda. 

• A maneira mais simples é colocar o cursor a seguir ao número e clicar Alt Gr + E (clicar em simultâneo nas duas teclas)
• Mas podemos fazer de outra maneira. No separador Geral, escolher o menu Número e mudar para Moeda (por norma está selecionado geral); 
  
  
• Também se pode clicar no ícone à esquerda que tem umas moedas e escolher a moeda que nos interessa; Se não estiver aí a moeda desejada, clicar em mais formatos de contabilidade e na janela que aparece, em símbolo, escolher a que se deseja. Podemos escolher a libra ou outra.

Copiar (reproduzir) folhas (para um mesmo livro ou para um livro diferente)

Dá imenso jeito podermos copiar folhas inteiras, já que nos é reproduzida na folha copiada toda a formatação que tínhamos na folha de onde copiámos (fórmulas, imagens, títulos, grelhas...) . Por exemplo, se fizermos a cotação de um teste em outubro e quisermos cotar outro teste em dezembro, podemos copiar a folha onde temos a cotação de outubro e já não termos de estar a fazer novamente o cabeçalho, nem inserir o logotipo da escola, nem escrever novamente os nomes dos alunos ou criar as fórmulas. Ficamos com o trabalho muito adiantado. Depois é só fazer as modificações necessárias (tipo mudar critério de cotação das perguntas, acrescentar ou apagar linhas, alterar a cotação) e já está!

É tão simples, tão simples! Se não vejam:

Copiar para uma localização no mesmo livro:

• Basta pressionar continuamente a tecla ctrl no teclado e com o botão esquerdo do rato arrastar a folha pretendida, para o local desejado. Largamos no sítio onde queremos que fique. Aparece-nos então uma nova folha com o mesmo nome, mas com o nº 2 entre parênteses. Podemos copiar a mesma folha as vezes que quisermos. Depois é só mudar o nome da folha (dois cliques sobre ela ou botão direito e escolher "mudar nome").

Outra forma de copiar as folhas, sem usar a tecla ctrl, é a seguinte:

a) Sobre o nome da folha que queremos copiar, clicamos com o botão direito do rato e selecionamos "mover ou copiar"; 

 b) Na janela que se abre, marcamos o quadradinho (ao fundo) que diz"criar uma cópia". Escolhemos o local para onde queremos que vá, por exemplo "mover para o final" e dizer Ok ou dar enter. 

Copiar para um livro diferente:

Para copiar para um livro novo, procedemos como descrito atrás, mas em livro de destino, selecionamos "novo livro" (só nos aparecem duas opções). Imediatamente o excel nos abre um novo documento denominado Livro 1 com a folha copiada. Depois é só mudar o nome ao documento.

Adaptação automática da largura das colunas ao conteúdo das células

Encontrei num fórum da internet, com a autoria de osvaldomp, um código que já testei e que funciona lindamente para conseguirmos que a largura das colunas de uma tabela se adapte ao conteúdo (quer seja texto ou numeração). Pode ajudar-nos muito por exemplo quando escrevemos os nomes dos alunos (se são compridos) ou digitamos valores, que podem ir de um a vários dígitos. Podemos formatar a nossa tabela com um valor igual para todas as colunas e depois automaticamente o programa irá alargando (ajustando) automaticamente as colunas que necessitarem ser alargadas, sem nos aparecerem os cardinais de erro e sem termos de manualmente fazer o ajuste. Poupa-nos espaço e trabalho. Vejam como é simples, seguindo o exemplo seguinte. 

a) Criamos a nossa tabela;

b) Formatamos a largura das colunas, por exemplo para o valor 5;

c) Ao introduzirmos os valores pode acontecer que se o número for grande não caiba todo e nos apareça os cardinais de erro;

 d) Para que tal não aconteça e a largura da coluna nos seja automaticamente ajustada, fazemos o seguinte: no nome da folha onde temos a tabela, clicamos com o botão direito do rato e selecionamos "Ver código";

 e) Aparece então uma janela grande em branco;

 f) Colamos nessa janela o seguinte código e fechamos a janela:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Intersect(Target, Range("A1:AD10")) Is Nothing Then Exit Sub
    Columns(Target.Column).EntireColumn.AutoFit
End Sub

 Nota: No código devemos alterar o intervalo para os valores que nos interessam: neste exemplo alteramos para B2:F6, mas se quisermos que os nomes também sejam automaticamente ajustados, devemos escrever o intervalo A2:F6

g) Como podem constatar, as colunas são imediatamente (e automaticamente) ajustadas ao conteúdo que lá introduzirmos.

Auscultação da opinião dos leitores do Blogue

Olá a todos os utilizadores que costumam consultar este Blogue!

Este espaço foi criado com o objetivo de partilhar alguns conhecimentos sobre excel, numa linguagem que se pretende simples e prática. Destina-se a ajudar sobretudo aqueles que como eu são docentes e têm de recorrer frequentemente ao excel, mas que não são especialistas no mesmo.

Publiquei até agora artigos sobre aspetos do programa que me parecem serem mais necessários ou úteis. Falta entrar no campo da construção de gráficos., também muito importante para nós.

Antes porém, e já que poucas pessoas têm deixado aqui comentários, gostaria de auscultar a opinião dos que aqui vêm.

1º Acham que este simples e despretensioso blogue (provavelmente com muitas gafes, nomeadamente ao nível da linguagem técnica) vos tem sido útil (sendo ou não professores)?

2º Consideram ou não importante continuar com este projeto?

3º Se sim, o que gostariam mais de encontrar por aqui?

4º Digam-me, deixando aqui comentários, ou escrevendo para o endereço de email excellparaprofs@gmail.com quais são ainda as vossas dúvidas e tentarei descobrir forma de vos ajudar.

Beijinhos e boa sorte a todos (e muita coragem para continuar a ser professor/a...).

Bem-hajam todos!

Ana Maria Duarte

Integração de dados entre folhas do mesmo livro

Imaginemos, por exemplo, que num mesmo livro excel temos uma folha para a cotação de português, outra para a matemática e outra para o estudo do meio. Numa quarta folha queremos fazer a estatística da avaliação. Podemos ir às diferentes folhas buscar os dados que precisamos para fazer a estatística. Para isso interligamos os dados, através de fórmulas, que vão ter referência a dados que estão nas outras folhas. Parece um pouco difícil, mas não é, como poderão verificar se experimentarem.
1º exemplo:
Imaginemos que quero saber quantos alunos tiveram SB (Satisfaz Bastante) no teste de português. Na folha "estatística", clico na célula pretendida; coloco o sinal =; procuro a fórmula contar.se; dou duplo clique e aparece-me por baixo como se vê na imagem. Clico em "intervalo" (aparece a a azul ao passar com o rato sobre ele); abro a folha Português (nos separadores em baixo) e ... 

 2º Seleciono o intervalo de notas que me interessa.

3º Dou enter e já está!

 Outro exemplo:
1º Se quiser saber a nota mínima à disciplina de Estudo do Meio, por exemplo, procedo da mesma maneira. Inicio a fórmula (na própria célula ou diretamente na barra de fórmulas), mas desta vez aparece-me "núm1". Clico aí e vou à folha onde tenho as notas de Estudo do meio; seleciono o intervalo de notas e dou enter. Apace-me logo na folha denominada "estatística" a nota mais baixa que houve naquela disciplina. E assim por diante.

Fixar painéis - bloquear linha ou coluna

A opção fixar painéis permite-nos deixar uma parte da folha visível (por exemplo a cotação de cada pergunta ou o nome dos alunos), enquanto o resto da folha de desloca. É muito útil quando os dados são muitos. Às tantas perdemo-nos e já não sabemos se determinada classificação ou cotação a que aluno ou a que pergunta pertencem. Daí dar jeito fixar uma linha ou uma coluna. É bastante fácil.

1º Para fixar uma linha - selecionar toda a linha a seguir à que se quer bloquear. Se quiser bloquear a linha 12 seleciono a linha 13;

 2º No separador "ver", no grupo "janela" clicar em "Fixar painéis"; escolher a primeira opção "fixar painéis", clicar e já está!

 3º Agora, ao andar com a barra de deslocação as linhas vão ficando escondidas ou aparecendo, conforme se quer. Neste caso as linhas 13 a 23 estão escondidas e posso atribuir facilmente a cotação ao aluno nº 12, que está na linha 24. 

Posso fazer o mesmo para fixar a coluna dos nomes, por exemplo, mas nesse caso seleciono a coluna a seguir à quela que quero bloquear. Neste exemplo, para bloquear a coluna B, selecionaria a coluna C.

 4º Para desbloquear as linhas ou colunas bloqueadas, seleciono a linha ou a coluna toda e em "Fixar painéis" escolho "libertar painéis". Tão simples quanto isto!

Introdução de dados a partir de uma lista pendente - validação de dados

Por vezes ao cotarmos uma ficha ou um teste algumas questões (ou todas) têm cotações diferentes para cada questão, em conformidade com os critérios definidos na matriz de classificação. Por exemplo, uma questão pode valer 10 pontos se totalmente certa, mas valer apenas 5 se estiver parcialmente certa ou apenas dois se o aluno deu a resposta, mas não apresentou a justificação... Para não termos de estar a digitar tudo, podemos fazer a grelha de classificação já com a lista de pontuação para cada questão (é o que acontece nos testes intermédios, por exemplo). 

Não é difícil de fazer. 

1º seliconar a célula onde se quer introduzir a lista de dados pendentes.

2º Clicar no botão "validação de dados" e escolher a primeira opção ("validação de dados");

 3º Em "Por" escolher "lista";

 4º Em "origem" escrever os valores que atribuímos, separados por ponto e vírgula. Dar enter ou clicar OK;

 5º Na célula selecionada, aparece um triangulozinho; ao clicar nele é-nos mostrada a lista e é só escolher a pontuação a atribuir. Não é preciso fazer isto para todosos alunos. Se arrastarmos a fórmula fica tudo com a mesma formatação.

Formatação condicional

A formatação condicional pode-nos ser útil em muitos casos. Por exemplo, ao fazer a análise dos dados da turma, posso querer realçar, por exemplo, os alunos que beneficiam de auxílios económicos, ou que entraram apenas com 5 anos, distinguir os rapazes das raparigas, etc, etc.

Ao fazer sa avaliação e a estatística da mesma, posso querer que os alunos com negativa apareçam destacados (por exemplo a vermelho) ou distinguir cada menção qualitativa com cores diferententes. Enfim, esta funcionalidade permite-nos visualizar melhor os dados.

Utilizando o exemplo da função SE, posso querer que automaticamente me sejam realçados a vermelho (ou outra qualquer cor) os alunos que não transitam. 

Faz-se assim:

1º Primeiro selecionar o intervalo que quero formatar; depois, em "Base" selecionar "Formatação Condicional"; de seguida "Realçar regras de células" e finalmente "Texto que contém"; dar enter.

 2º Aparece uma janela que diz "Texto que contém"; escrever o que se pretende (neste caso "Não Transita".

 3º Ainda na mesma janela clicar em "Formato personalizado" e dar enter.

 4º Aparece uma janela que diz "Formatar células" e no separador "tipo de letra" clicar em "automática" e aparecem as cores do tema; escolher a cor que se pretende e dizer Ok e de seguida novamente OK.

Automaticamente na nossa tabela as cores das letras de "Não transita" passam para a cor escolhida (nesta caso vermelho vivo). 

Se em vez da cor da letra quiser realçar todo o fundo da célula, procedo da mema maneira, mas escolho a cor no separador "preenchimento".

Na formatação condicional pode dar-nos jeito que a cotação dos alunos, por exemplo, apareça a cores diferentes em função dos critérios que estejam adotados. Assim, por exemplo, de 0 a 19,9 posso querer que apareça a laranja, de 20 a 49,9 de vermelho, de 50 a 74,9 a averde e assim por diante.

1º  Faço da mesma maneira como anteriormente, mas cliclo em "entre".

 2º Na janelinha que aparece, escrever os valores entre x e y (por ex: de 0 a 19,9). Escolher a cor em "formato personalizado" (como fizemos no exemplo anterior) e dizer OK. Repetir para todos os valores  e cores que se pretendem (sempre com o intervalo de valores selecionado). Automaticamente as cores vão mudando.

E já está! Que tal experimentar?

Fórmulas - a função SE

A função SE pertence à estística, mas é-nos muito útil, enquanto docentes, já que muitas vezes temos de decidir se um aluno transita ou não de ano, se fica aprovado ou não aprovado no ciclo, enfim... 

Ora, poderemos querer, depois de concluída a valiação e atribuição de médias, que o excel automaticamente nos diga se um aluno passa de ano ou fica retido, se fica fica aprovado ou reprovado, se transita ou não transita...

Geralmente os alunos que ficam abaixo dos 50% ficam retidos e os que ficam acima desse valor transitam. Assim poderíamos dizer que "Se o aluno tiver nota superior a 50% transita e se tiver inferior a 50% fica retido (Não transita)". No excel, faríamos assim (reparar no exemplo):

1º A seguir ao sinal de = escrever SE e abrir parênteses; 

 2º clicar na célula (ou digitar) onde está a média final do aluno (neste caso B3) e acrescentar o sinal menor e 50;

3º Colocar ponto e vírgula e entre aspas escrever o que quero que me apareça escrito se o valor for negativo, por exemplo "Retido", "Não aprovado"; "Não transita"...; colocar ponto e vírgula e escrever entre aspas o que deverá aparecer escrito se o aluno tiver positiva. Por fim fechar parêntese e dar enter. Depois basta arrastar a fórmula para os outros alunos.

Fórmula PROCV

A Fórmula PROCV funciona quase como uma lista telefónica, ou seja, procura-nos um determinado valor numa lista previamente feita. No nosso caso, em que estamos a criar uma lista aleatória de alunos para realizar determinada tarefa, esta fórmula pode ser bastante útil. Assim, não me basta saber que números de alunos foram escolhidos, por exemplo os nº 3; 5 e 12. Quermos também saber a que alunos esses números correspondem. Com esta fórmula automaticamente ficamos a saber que alunos (nºs e nomes) foram escolhidos.

1º Proceder como para o número aleatório, mas em vez de procurar AL procurar (escrever) PR e escolher PROCV;

 

2º Entre parênteses, escrevemos como se segue: 

E4 é o nº de aluno que quero procurar na minha lista (tabela com os nºs e nomes dos alunos); 

B3:B19 é o intervalo onde tenho a tabela com os nomes e os nºs dos alunos). Coloco os cifrões para não se alterarem os valores quando arrastar a fórmula; 

2 é o nº da coluna onde estão os nomes dos alunos (a coluna 1 são os noºs e a coluna 2 os nomes);

FALSO significa que me vai ser devolvido o valor exato (neste caso o nome correto do aluno) e não um valor aproximado (nesse caso escreve-se VERDADEIRO).

 3º Arrastar a formula e já está.

Costumo usar esta fórmula para ordenar a turma automaticamente, desde o aluno que tem maior cotação num teste até ao que tem menor cotação.
1º Primeiro tenho de ter os dados da turma numa tabela (ver exemplo).
2º De seguida começo a ordenar a turma, utilizando a fórmula MAIOR, ou seja vamos mandando procurar de C3 a C9 o primeiro maior valor (daí o 1 antes de fechar o parêntese).

3º  Colocar o cifrão no intervalo para poder arrastar sem problema; mudar para 2º maior valor e por aí adiante, até ao 7 (neste exemplo).

 

4º Se quiser associar a maior cotação ao nome do aluno que a teve, uso a fórmula PROCV. Mas neste caso preciso de acrescentar novamente o nome dos alunos, na coluna E, pois esta fórmula procura o valor 98 (cotação) numa coluna que esteja à frente (nunca atrás). Procuro a cotação 98 (célula A12) no intervalo de (C3 a E9), sendo que quero achar a correspondência (nome do aluno) na coluna 3 (porque o meu intervalo tem 3 colunas e os nomes estão na última). Ponho o cifrão no intervalo e arrasto. Já está!

 5º Se quiser acrescentar a menção quantitativa, procedo do mesmo modo, mas agora mando procurar na coluna 2.

6º Para não se verem na impressão os nomes que tenho na coluna E, posso ocultar essa coluna. Basta clicar por cima do E com o botão direito e selecionar Ocultar. Parece difícil mas não é, basta experimentar.